Archivierung ist ab 01.01.2017 Gesetzliche Pflicht
 

Ab 1. Januar 2017 wird das letzte Hintertürchen geschlossen und Unternehmen müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ uneingeschränkt erfüllen.

Ist Ihr Unternehmen gewappnet und verfügt über eine rechtskonforme E-Mail - Archivierungslösung?

Elektronische Archivierung ist Pflicht


Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Im Einzelfall ist auch die E-Mail selbst als Geschäftsbrief aufzubewahren. Digitale Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Damit ist klar: Sie haben dringenden Handlungsbedarf, wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine professionelle Email Archivierungslösung verfügt!

 

Weitere Vorteile von E-Mail-Archivierung:

E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor handels-, steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen, sondern bietet einen echten Mehrwert für Anwender und auch Unternehmen. Denn Emails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, wenn sie bereits archiviert wurden. Sie sparen damit teuren Speicherplatz und reduzieren die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Wiederherstellungszeiten in einem Datennotfall, womit die Anforderung jederzeitiger Verfügbarkeit und Lesbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist.

 

 

Wir können Sie bei der Einführung und Umsetzung unterstützen und freuen uns auf Ihren Anruf !